KSeF już działa. Firmy odkrywają, że sama faktura to dopiero początek

/ fot. Pexels

Po uruchomieniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskali jeden standard obiegu faktur, ale również nowe obowiązki i ryzyka. System ogranicza ręczne przepisywanie danych i przyspiesza obieg dokumentów, jednak nie rozwiązuje problemów związanych z ich akceptacją, księgowaniem czy kontrolą.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienił sposób, w jaki polskie firmy wystawiają i odbierają faktury. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia także pozostałych. Po pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu coraz wyraźniej widać, że cyfryzacja faktur nie kończy się na ich przesłaniu do centralnej platformy.

Największą zmianą jest standaryzacja dokumentów. Faktura otrzymuje numer identyfikacyjny i jest dostępna dla odbiorcy bez konieczności wysyłania jej e-mailem. Ogranicza to ryzyko zagubienia dokumentu i liczbę błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Jednocześnie faktura może szybciej trafić do księgowości, działu zakupów czy osoby odpowiedzialnej za płatność.

Problem zaczyna się jednak w momencie, gdy dokument trzeba obsłużyć wewnątrz przedsiębiorstwa. KSeF nie wie, którego oddziału, projektu czy centrum kosztowego dotyczy dana faktura. Nie wie również, kto powinien ją zaakceptować. Firmy muszą więc same zbudować ścieżki obiegu dokumentów, ustalić odpowiedzialność pracowników i przygotować procedury na sytuacje awaryjne.

– KSeF nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale przynosi wymierne usprawnienia. Największą zmianą jest przejście od faktury jako pliku czy wydruku do faktury jako ustandaryzowanego dokumentu w centralnym systemie. Prawdziwa praca zaczyna się jednak po podłączeniu firmy do KSeF – wskazuje Marta Dąbrowska, prezes Qustomity.

Faktura nie oznacza automatycznie poprawności

Jednym z częstszych nieporozumień jest przekonanie, że skoro KSeF przyjął dokument, oznacza to, że faktura jest prawidłowa. System kontroluje przede wszystkim jej zgodność z wymaganym formatem i określonymi regułami. Nie sprawdzi natomiast, czy przedsiębiorca wpisał właściwą cenę, liczbę produktów albo stawkę wynikającą z umowy.

Dlatego automatyzacja nie oznacza końca pracy księgowych. Przeciwnie – zmienia jej charakter. Mniej czasu może być potrzebne na przepisywanie danych, a więcej na kontrolę dokumentów i obsługę wyjątków.

Znaczenie ma również bezpieczeństwo. Centralny dostęp do faktur powoduje, że przedsiębiorstwa muszą dokładniej określać, którzy pracownicy mogą przeglądać dokumenty. Wśród faktur mogą znajdować się bowiem informacje dotyczące wynagrodzeń, usług prawnych, inwestycji czy warunków handlowych.

KSeF nie wszędzie rozwiązuje problem

W niektórych branżach sama faktura zawiera zbyt mało informacji, aby mogła obsłużyć cały proces. Dobrym przykładem są farmacja i przemysł spożywczy. Przy przyjęciu towaru znaczenie mogą mieć m.in. numer partii, termin przydatności czy kod produktu. Tymczasem przedsiębiorstwa nie mają jednego obowiązkowego sposobu przekazywania takich informacji za pośrednictwem KSeF.

W rezultacie część danych może nadal trafiać do firmy innymi kanałami – np. pocztą elektroniczną czy przez portale dostawców. Cyfrowa faktura nie zawsze oznacza więc całkowicie cyfrowy proces.

Problemem pozostaje także przygotowanie systemu do startu. Przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania wskazywali na zmieniającą się dokumentację oraz potrzebę dodatkowych testów. Resort finansów zbiera jednak uwagi od rynku i prowadzi konsultacje dotyczące dalszego rozwoju rozwiązania.

Korzyści są, ale trzeba je dopiero wykorzystać

KSeF może przynieść firmom kilka konkretnych korzyści: ograniczyć liczbę błędów, przyspieszyć obieg dokumentów, ułatwić integrację systemów oraz zmniejszyć ryzyko zagubienia faktury. Dla przedsiębiorców korzystających z systemu skrócony został również podstawowy termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Nie oznacza to jednak automatycznego zwrotu podatku w ciągu 40 dni w każdym przypadku.

Najważniejsza zmiana ma więc charakter organizacyjny. Firma może być technicznie podłączona do KSeF, a jednocześnie nadal mieć ręczny i powolny obieg dokumentów wewnątrz organizacji.

Jak wskazuje Marta Dąbrowska, „gotowość techniczna i gotowość biznesowa to dwa różne stany”. Pierwsza oznacza możliwość wysłania i odebrania faktury. Druga – zdolność do wykorzystania jej w sprzedaży, zakupach, logistyce, księgowości i płatnościach.

Pierwsze miesiące KSeF pokazują więc, że największą zmianą nie jest sama elektroniczna faktura. Jest nią konieczność przebudowania sposobu, w jaki przedsiębiorstwa pracują z dokumentami.